Politica de Tratamiento de Datos
La presente política ha sido establecida por CAICEDOS HOLGUINES & CÍA ABOGADOS S.A.S. (en adelante CHA) como Titular y Responsable del manejo de la información.
1. RECOLECCIÓN DE DATOS
CHA cumple los principios de legalidad, finalidad, necesidad, proporcionalidad, veracidad, calidad, temporalidad o caducidad, libertad, acceso y circulación restringida, transparencia y confidencialidad en la recolección y tratamiento de los datos personales obtenidos de las personas que trabajan al interior de la misma, así como el personal vinculado a los Clientes de CHA y, en general todas aquellas personas que tienen algún vínculo comercial con CHA.
1.1. ¿Qué información recopilamos?
Para cumplir con la finalidad contenida en esta política, CHA requiere recoger información de sus Clientes, Empleados y Proveedores que será recolectada durante la vigencia del vínculo contractual o
comercial.
DATOS DE EMPLEADOS: CHA maneja la información de sus empleados y familia, con el propósito de cumplir con las obligaciones impuestas por la legislación en materia laboral, la cual exige a sus los empleadores afiliar a sus empleados a las entidades de Seguridad Social Integral y parafiscales, así como, para el pago de los beneficios adquiridos por los empleados, durante la vigencia de su contrato laboral.
Por otro lado, CHA recopila información de los aspirantes a los cargos que sean necesarios, para lo cual, se almacenarán documentos, tales como hojas de vida y certificados que adjunten los candidatos, sin que esto dé lugar al almacenamiento de dicha información en las bases de datos de CHA. Una vez termine el proceso, se procederá a devolver la documentación al candidato, o a destruirla, si no es seleccionado. En caso que sea seleccionado, se procederá al tratamiento de datos como Empleado.
DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: CHA podrá manejar los datos de los hijos de empleados que sean menores de 18 años. Dicha información, será adquirida con la autorización de los padres o las personas facultadas legalmente, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos.
1.2 La finalidad que tiene la recolección de estos datos es la siguiente:
Cumplimiento de las obligaciones legales que surgen con ocasión del vínculo laboral, dentro de los cuales está la realización de los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad que surja de la normatividad laboral. DATOS DE EX-EMPLEADOS: Pese al retiro de los empleados, CHA tendrá en archivo de forma indefinida los documentos y registros de sus empleados, con el fin de dar respuesta a las entidades administradoras de Seguridad Social, así como disponibilidad para certificaciones y referencias laborales, reportes a los organismos del Estado que así lo requieran. DATOS DE PROVEEDORES: la empresa realizará el tratamiento de datos de sus proveedores, con la finalidad de verificar su cumplimiento, disponer de la información para las certificaciones ante terceros, según lo solicite el prestador de servicios, así como para entidades de vigilancia y control. Después de terminada la relación contractual, se conservará la información de ellos, bien sea para atender a requerimientos de información por parte de las entidades de Vigilancia y Control, o para atender las solicitudes de los mismos en eventos futuros, así como para facilitar certificaciones que éstos soliciten. DATOS DE CLIENTES: CHA realiza el tratamiento de datos de sus clientes con el fin de prestar los servicios profesionales contratados, la información recolectada podrá ser compartida con terceros, previa autorización del Cliente, también podrá ser compartida con Organismos de Vigilancia y Control en cumplimiento a las disposiciones legales que así lo exigen. CHA podrá manejar los datos menores de 18 años que puedan ser objeto de nuestros servicios legales. Dicha información, será adquirida con la autorización de los padres o las personas facultadas legalmente, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Después de terminada la relación entre el Cliente y CHA, esta conservará la información del Cliente, bien sea para atender a requerimientos de información por parte de las entidades de Vigilancia y Control, o para atender las solicitudes de los mismos en eventos futuros, así como para facilitar certificaciones que éstos soliciten. DATOS SENSIBLES: CHA podrá acceder y hacer uso de datos de carácter sensible de sus empleados o clientes, tales como videos o fotografías, Asimismo, podrá obtener información relacionada con el estado de salud de sus empleados en cumplimiento de las disposiciones legales relacionadas con salud ocupacional. Frente a estos casos, CHA se regirá por las disposiciones legales relacionadas con el tratamiento de datos sensibles, para la cual deberá obtener autorización explícita por parte del titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Frente a estos casos, CHA se regirá por las disposiciones legales relacionadas con el tratamiento de datos sensibles, para la cual deberá obtener autorización explícita por parte del titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Sin embargo, existen casos en los que no se requiere autorización expresa del Titular, a saber: I. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales otorgan su autorización. II. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. III. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. IV. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
1.3 ¿Para qué utilizamos su información?
Los datos personales que recopilamos los destinamos para las siguientes finalidades:
Clientes
● Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
● Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes
● Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por CHA.
● Envío de publicidad sobre los servicios que ofrece CHA
● Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los servicios adquiridos por el Cliente.
● Gestión de facturación.
● Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los Clientes.
● Envío de encuestas para evaluar la calidad de los servicios prestados por CHA.
● Ofrecimiento de servicios y capacitaciones de las distintas áreas jurídicas al interiorde CHA.
Proveedores
● Registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
● Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores,
en bases de datos especializadas.
● Gestión de facturación.
Empleados
● Procesos de Selección y evaluación.
● Afiliaciones a Seguridad Social Integral y pago de aportes.
● Afiliación a cajas de compensación y pago de aportes.
● Pago a la DIAN de las sumas retenidas.
● Emitir certificados de ingreso y retenciones y certificados laborales.
● Procesos de Nómina y prestaciones sociales.
● Programas de Bienestar Laboral.
● Procesos de evaluación de empleados.
● Procesos Disciplinarios.
● Procesos de actualización de datos.
● Envío de información a entidades de seguridad social y cajas de compensación
familiar.
● Envío de información a autoridades administrativas, judiciales y de policía en la
atención de requerimientos.
● Archivo de información en términos de ley.
● Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento que se derive
del contrato laboral de ser el caso.
● Notificar a los familiares en caso de emergencia durante el horario laboral o con
ocasión del mismo.
● Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar del trabajo, de
conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo (SG-SST) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13
del Decreto 1072 de 2015.
Los datos personales recopilados por CAICEDOS HOLGUINES ABOGADOS serán recolectados, tratados, almacenados, usados, grabados, compilados, actualizados, procesados, reproducidos, suprimidos de forma parcial o total. Como parte del tratamiento de los datos personales recolectados, serán almacenados y procesados bien sea en forma física o en una plataforma tecnológica.
2. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los siguientes son los Derechos de los Titulares de los datos:
I. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; II. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581; III. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; IV. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; V. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; VI. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
2.1. Estos derechos igualmente los podrán aplicar:
I. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a su disposición el responsable.
II. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
III. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
IV. Por estipulación a favor de otro o para otro.
3. DEBERES DE LOS RESPONSABLES
Se determinan los siguientes deberes de los Responsables del tratamiento de datos:
I. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; II. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; III. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; IV. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; V. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; VI. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; VII. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; VIII. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley; IX. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; X. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; XI. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; XII. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; XIII. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; XIV. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. XV. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Transferencias y transmisiones de Datos Personales:
CHA transfiere datos de sus Clientes, Empleados y Proveedores, previa autorización, dentro del
desarrollo de sus negocios de asesoría legal, de sus obligaciones como empleador y el desarrollo de
las finalidades señaladas en esta Política.
4. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL
Los datos personales recopilados por CHA se mantienen de forma estrictamente confidencial y no son compartidos con terceros sin previa autorización del titular de la información.
CHA implementa medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger sus datos personales, las mismas que exige sean cumplidas por los proveedores de servicios que contrata y con los terceros que puedan recibir los datos en desarrollo de las actividades y finalidades mencionadas en esta política.
5. ACCESO A LOS DATOS
5.1. Procedimiento para el ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información:
Como Titular de datos personales, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de CHA, para lo cual deberán enviar su solicitud, directamente a la cuenta de correo electrónico: [email protected]; o bien, solicitándolo por escrito, al domicilio ubicado en: Avenida 4N No. 6N – 67 Oficina 512, edificio Siglo XXI, oficina 512.
Cabe resaltar, que frente a terceros no autorizados que deseen acceder a la información personal del Titular de los datos, será necesario obtener una autorización previa por parte del Titular. En caso que el tercero interesado no acredite que actúa en representación del Titular de la información, se tendrá por no presentada la solicitud tramitada por el tercero.
Por su parte, CHA dispondrá de diez (10) días hábiles para dar respuesta enviando la información que reposa en el registro individual del Titular, por el medio que el Titular indique. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.3. Supresión de Datos
El Titular de los datos, tendrá el derecho de solicitar a CHA la supresión de sus datos personales y en especial frente a los siguientes casos: I. El Titular considere que los datos no están siendo tratados de acuerdo a los principios, deberes y obligaciones concebidas en la Ley 1581 de 2012; II. Cuando los datos no sean necesarios o pertinentes para la finalidad que inicialmente fueron recolectados. III. Se haya culminado el periodo requerido para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. La supresión de los datos, implica la eliminación total o parcial de la información de carácter personal perteneciente al Titular que reposa en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos efectuados por CHA.
Para las solicitudes de supresión de Datos Personales, debe tenerse en cuenta que estos derechos estarán limitados en aquellos casos en que, en cumplimiento de una obligación legal, como es el caso de preservación de datos documentales en asuntos laborales, tributarios y fiscales, los Datos Personales no puedan ser eliminados. Cuando los datos no puedan ser cancelados total o parcialmente o eliminados, se procederá a volver los datos anónimos hasta donde sea posible e informar al Titular de esa situación. Por último, los Clientes, Empleados y Proveedores que acepten la recolección y tratamiento de sus Datos personales por parte de CHA, aceptan la presente Política de Tratamiento. Dudas, inquietudes o sugerencias respecto a la presente política pueden ser direccionadas así: [email protected].
6. VIGENCIA
Este manual de políticas de protección de datos entra en vigencia a partir de su fecha de publicación en su página web: www.chabogados.com.co. El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales, estará vigente por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y, durante el ejercicio del objeto social de la compañía, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término diferente.